Wdrażanie pracowników IT

Wstęp

Dziś będzie mniej technicznie. Dostałem ostatnio parę ciekawych propozycji na artykuły. Wybrałem sobie jeden i dziś o nim napiszę 🙂 Adam zaproponował temat dotyczący wdrożenia pracownika IT.

Oczywiście, jako że jest to blog o bezpieczeństwie, to będę mówił tu o pracownikach zajmujących się bezpieczeństwem i IT. Lecz poruszane tematy dotyczyć będą również wszelkich innych stanowisk.

Czym jest „onboarding”?

Dobrze więc, w pierwszej kolejności powinieneś dowiedzieć się, czym jest ten cały onboarding. Onboarding oznacza wprowadzenie nowego pracownika zarówno w cele i misje organizacji, jak i w jego obowiązki miejsce w firmie itp. Dokładnie przez etapy wprowadzenie przejdziemy poniżej.

Ma to pomóc pracownikowi zaaklimatyzować się w firmie i w przyjazny sposób przekazać wymaganą wiedzę, by pracownik mógł być bardziej wydajny w swojej pracy.

Wstępne przygotowanie

Moim zdaniem onboarding zaczyna się jeszcze dużo przed przyjęciem czy w ogóle przed pomyśleniem o zatrudnieniu danego pracownika. Uważam, że w życiu do wszystkiego trzeba się przygotować, jak ma się taką możliwość. Tak więc proces onboardingu pracownika z perspektywy pracodawcy czy managera zaczyna się tak naprawdę już od spisania, co taki pracownik miałby robić.

Zanim zaczniesz cokolwiek robić, musisz zdać sobie sprawę, po co jest nam ten nowy pracownik. Najlepiej spisz sobie, do czego jest on tak naprawdę potrzebny i za co będzie odpowiedzialny. Naprawdę warto to mieć spisane wcześniej, zanim cokolwiek ruszymy. Na pewno pomoże to w znalezieniu odpowiedniej osoby.

Kolejnym krokiem będzie wystawienie oferty w świat i szukanie odpowiedniego pracownika. Nie będę tu się zajmował procesem rekrutacji, bo nie jestem w tym ekspertem ani nawet rekruterem. Tak że ten punkt de facto pominiemy i uznamy, że znalazłeś już odpowiednią osobę na stanowisko.

Po akceptacji oferty

Po akceptacji oferty przez kandydata należy mieć już przygotowane dla niego dokumenty do podpisania – NDA oraz umowę wraz z zakresem jego obowiązków. Obowiązki należało mu przedstawić podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Wszystkie niezbędne dokumenty należy wysłać mu na maila i poprosić go o zapoznanie się i podpisanie jeszcze przed przyjściem do firmy po raz pierwszy.

Dobrą praktyką jest, gdy rekruter już po przyklepaniu dealu trzyma rękę na pulsie. Dopytuje przyszłego pracownika, czy ma on jakieś pytania, czy podpisał dokumenty. Czy może ma jakieś wątpliwości, na które on/ ona mógł/mogłaby odpowiedzieć? Takie wysłanie dokumentów wcześniej pozwoli zdjąć z pracownika wiele stresu i nerwów podczas pierwszego dnia pracy.

Zawsze musisz postawić się po drugiej stronie. Na pewno kiedyś sam gdzieś zaczynałeś pracę czy też ją zmieniałeś – wiesz ile emocji targało wtedy Tobą na lewo i prawo. Bo to nowa praca, bo to nowi ludzie. Nie wiadomo, czy się sprawdzisz. A tu jest inna kultura organizacji niż w poprzedniej firmie itp. Jest naprawdę masa czynników na początku.

A my jako ludzie niestety nie działamy logicznie i sprawnie jeśli uruchomią nam się emocje. Bardzo często za nimi podążamy, bo taką już mamy naturę. I musisz zrozumieć, że osoba przychodząca na pierwszy dzień do pracy nie będzie umiała się skoncentrować, przeczytać uważnie tego, co jej dasz do podpisania. A później będą niepotrzebne pretensje i rozczarowanie. Dlatego wyślij wcześniej dokumenty i daj się z nimi zapoznać nowemu pracownikowi.

Skontaktuj się z nim

Jeszcze zanim pracownik przekroczy próg biura, należy się z nim skontaktować: zadzwonić do niego czy napisać maila. A najlepiej i to, i to. Wyślij mu maila z informacją, jak będzie wyglądał pierwszy dzień jego pracy, niech w nim się znajdzie cały harmonogram – co będzie po czym.

Jest to po to, by się nie stresował: a teraz gdzie, a teraz co itp. Pamiętaj, by w pierwszych dniach pracy było jak najmniej niepewności, wtedy pracownik będzie w stanie szybciej ruszyć z kopyta i będzie też spokojniejszy, jeśli będzie miał odpowiednio rozpisany plan.

Zgłoszenia do działu IT

Musisz pamiętać, że nawet jeśli dużo tematów jest już zautomatyzowanych, to zapewne nie wszystkie. Helpdesk czy inny dział do tego wyznaczony musi przygotować wcześniej zarówno sprzęt, jak i dostępy. Dostęp musi zostać nadany, zanim przyjdzie pracownik.

Najgorszym, co może być, jest moment, w którym pracownik przychodzi i nie ma gotowego swojego stanowiska. Zastanów się, jak byś się poczuł, gdybyś przyszedł pierwszego dnia i nic dla Ciebie nie byłoby przygotowane? Tak więc nie dopuść do takiej sytuacji, jeśli jesteś managerem lub osobą odpowiedzialną za nowego pracownika.

Jeśli to tylko możliwe, to zgłoś dwa tygodnie wcześniej, że zatrudniacie takiego i takiego pracownika i poproś, by dział IT przygotował to, co potrzebne. Pamiętaj, by to, co mu będzie potrzebne, spisać, bo to nie jest tak, że z marszu dostanie wszystko. Jak zawsze, im mniej gdybania, tym lepiej 😉 Zapewne masz już procedury i procesy, jak to robić, a jeśli nie, to napisz, pomogę Ci je stworzyć.

Wydanie sprzętu

Są dokumenty, których pracownik nie może podpisać przed przyjściem do firmy, na przykład protokół przekazania mienia. Wiec te dokumenty, których pracownik nie mógł podpisać zawczasu, przygotuj w piękny zgrabny pliczek.

Zapakuj również sprzęt – czy to telefon, czy to laptop – który będziesz przekazywać pracownikowi. Przekaż mu sprzęt wraz z dostępami. Zostań przy nim chwilę, upewnij się, że wszystko działa, jak należy, że może się zalogować, że ma dostępy, gdzie trzeba. I zabierz podpisane dokumenty.

Przedstaw nowego

Dobrze więc, teraz pracownik ma gdzie klapnąć, ma już swój konto, to na pewno jest już troszkę spokojniejszy. Więc przydałoby się go oprowadzić i przedstawić zespołowi. To na początek, później przejdź się z nim po całym budynku powoli i pokaż, co gdzie jest. Bo jeśli będziesz gonić przez pokoje w stylu „o, tu jest ten, a tu tamten”, to wyjdzie gorzej, niż gdybyś w ogóle go nie oprowadzał/a.

Jeśli jest to dość niewielka firma i masz możliwość przedstawienia tej nowej osoby prezesowi, to byłoby naprawdę super. Przy dużych korporacjach wiadomo, że taka opcja się nie sprawdzi, bo prezes nie robiłby nic innego, niż witał nowych pracowników. Ale jeśli firma jest stosunkowo mała i jest możliwość zaaranżowania krótkiego spotkania, to warto to zrobić. Od razu na start podbudowuje to wartość nowego pracownika oraz poprawia relacje już od wejścia z nową firmą.

Etap drugi

Znowu się powtórzę. Podczas rozpoczęcia nowej pracy towarzyszą nam wielkie emocje. Niezależnie ile lat pracujesz, ile razy zmieniłeś pracę, to wszystko jest bez znaczenia. Nawet te najbardziej otwarte osoby z tyłu głowy mają chochlika, który tam gada. Należy za wszelką cenę go zminimalizować i spowodować, by jak najszybciej zniknął.

Więc zadaniem wszystkich w zespole, do którego trafia nowa osoba, jest, by zachowywać się jak najnaturalniej i ani nie gładzić po pleckach, ani nie podkładać kołków. Im relacja naturalniejsza, tym lepiej. Z natury lubimy sobie pomagać jako ludzie, więc to jest tylko na plus.

Kolejnym aspektem, który trzeba wytłumaczyć nowej osobie, jest kultura organizacyjna. Jeśli nie zostanie ona porządnie wytłumaczona, już pierwszego dnia nowa osoba może się naciąć i nie będzie to dla nikogo dobre.

Każda organizacja ma swoją kulturę, czy ona jest planowana, czy wynikła organicznie. Ale każdy, kto już pracuje jakiś czas, wie jak postępować i jak się zachowywać w różnych sytuacjach. Pamiętaj, że ludzie nie lubią pięknych trudnych słówek, a chcą wiedzieć, jak postępować w różnych sytuacjach. Wytłumacz to jasno, a będziesz na plus.

Ja na przykład jestem zdania, że pisanie „hej, jak się masz” i tym podobnych tekstów, zanim napiszesz o problemie, mija się z celem. Każdej nowej osobie, z którą współpracuję, tłumaczę, że najważniejszy jest problem, który masz. Nie pisz „hej”, tylko napisz, co dolega, a ja już będę szukał rozwiązania. W kolejnej wiadomości możesz napisać „cześć” czy „hej”, ale wcale to mi jest potrzebne i się nie obrażę, jak tego nie napiszesz 😉 Ale to jest moje zdanie, a każda organizacja może mieć swoje własne zwyczaje.

Wyzwania

Warto by było mieć – a wręcz moim zdaniem jest potrzebna – jest zwięzła lista z linkami do zapoznania się dla nowego pracownika. Przychodzi nowy i pierwszego dnia dostaje listę ułożoną w kolejności materiałów do zapoznania się. Tak, ta kolejność jest ważna, inaczej będzie się on miotał od jednego tematu do drugiego.

A Ty chcesz, by jak najszybciej wkroczył w świat Twojej organizacji i zaczął od razu pracować jak Andrzej, który tam pracuje już z 5 lat. Zdaj sobie sprawę, że tak nie będzie. Poganianie nowego skończy się tym, że będzie popełniał więcej błędów, co narazi Cię tylko na większe koszty. Takie podejście jest bez sensu. Wiadomo, każdy chciałby mieć ideał od dnia pierwszego, ale nigdy tak nie jest i kropka.

Tak że na pewno wyzwaniem, przed jakim stoisz, jest wyznaczenie realnych terminów do zapoznania się z daną pulą materiałów, jaką przygotowałeś. W większości przypadków pracodawca daje jeden czy dwa dni na zapoznanie się z materiałami. Szczerze mówiąc, takiego onboardingu nie warto nawet robić. To zmarnowany czas, nie znam nikogo, kto byłby w stanie taką ilość wiedzy pojąć i zapamiętać w tak krótkim czasie.

Dlaczego onboarding powinien trwać

Dlatego onboarding powinien trwać przez pierwsze 3 miesiące pracy. Ta wstępna umowa ma pokazać pracodawcy, że pracownik uczy się i pojmuje coraz lepiej, jak działa dana organizacja. A nie ma od początku działać na 100%. Wiem, że to ciężkie do zrozumienia i kosztowne dla małych organizacji, bo zawsze ktoś może się nie sprawdzić i trzeba będzie się z nim pożegnać. Najpierw, zanim będziesz kogoś zatrudniał, ogarnij sobie procesy i opis stanowiska oraz Twoje wymagania. A dopiero później zatrudniaj. Wiem, że to logiczne, ale nawet nie wiesz, jak wiele firm tak nie postępuje.

Wiemy już, że z materiałami nowa osoba będzie musiała się zapoznać i trzeba dać jej na to czas. Co dalej, gdy już dostała zwitek materiałów do przerobienia – od polityk po procedury, wraz z terminami i kolejnością ich zapoznawania się?

Należy takiej osobie przedstawić strukturę organizacji. Najlepiej taką na papierze, kto jest od czego, kto czym się zajmuje, do kogo lub do jakiego działu się z czym zgłosić i tak dalej. A na papierze po to, aby ta nowa osoba mogła do tego wracać (może też być oczywiście elektronicznie ;). Gdy już pracownik ma czarno na białym, kto jest kim, należy określić mu wizje oraz cele organizacji. W dzisiejszych czasach chcemy pracować z właścicielem firmy nad jego projektami, a nie tylko dla niego, wykonując jedynie narzucone zadania. Chcemy rozwijać świat poprzez swoją wiedzę 😉

Etap 3

Kolejnym etapem w onboardingu jest przydzielenie nowej osobie „seniora”, do którego ta mogłaby się zgłaszać z pytaniami. Pamiętaj, by wybierać rozważnie, nie musi to być najmądrzejsza osoba w pokoju, a osoba z największą inteligencją emocjonalną. Bo gdy wybierzesz źle, to właśnie ona może spowodować rezygnację z pracy tej nowej osoby.

Najlepiej założyć regułę, ze zawsze jakiś wyjadacz ma jednego świeżaka pod skrzydłami — po to, by się uczyli, jak postępować z ludźmi. To pomoże zarówno im, jak i Wam jako pracodawcy czy managerowi. Na początku tej współpracy między nimi przydałby się jeden lub dwa dni, w którym ta nowa osoba staje się cieniem seniora. Siedzi obok cały dzień na krześle i tylko obserwuje pracę starszego kolegi czy koleżanki i zadaje pytania.

Taki rodzaj nauki przyśpiesza wdrożenie nowego pracownika. Widzi on, jak w realiach wygląda praca i uczy się dobrych praktyk od pierwszej chwili.

Dobrze – pracownik przeszedł etap cienia i co teraz? Już zdobył czas na przeglądanie procedur i polityk, z którymi się ma zapoznać, ma na to wyznaczony czas wraz z kolejnością. Teraz należy dostarczyć mu listę narzędzi, które się wykorzystuje w firmie w jego dziale na co dzień, a które od święta, wraz z listą linków do instrukcji, jak tymi narzędziami ma się posługiwać.

Pierwsze 3 miesiące

Zaopatrzyłeś pracownika we wszystko, co mu potrzebne. Minął tydzień czy dwa — zależnie od tego, ile czasu potrzebowałby na zapoznanie się z wszystkimi materiałami, którymi go zasypałeś :). Może być to nawet trzy tygodnie. To Ty musisz zdecydować, jak dużo jest tych materiałów i jak dużo czasu trzeba poświęcić, by je przyswoić.

Gdy już mamy to wszystko, należy wspólnie opracować pierwsze 3 miesiące współpracy. W sumie to już zostały tylko dwa lub dwa i pół, zależnie, ile dałeś czasu na początkowe aktywności. Siadacie z nowym pracownikiem i ustalacie kamienie milowe. Gdzie pracownik powinien być po 5 dniach, po 2 tygodniach i po 1 miesiącu, i robicie tak z kolejnymi miesiącami. Przy takich założeniach z miejsca będziesz widział, gdzie pracownik sobie nie radzi, gdzie musi się poprawić i czy jest w stanie się poprawić w tych obszarach. Należy też zrobić listę wszelkich umiejętności bądź celów, które pracownik musi spełnić do końca 3 miesiąca po zatrudnieniu. Aby w wypadku, gdy dojdzie do tego, że nie będziecie przedłużać umowy z danym pracownikiem, mógł jasno i klarownie wytłumaczyć, dlaczego taka sytuacja nastała.

Po wyznaczeniu pierwszego zadania przydałoby się również, by pracownik stworzył checklistę swoich wykonanych kroków, co pozwoli albo poprawić proces, gdy pracownik znajdzie lepsze rozwiązanie, albo pouczyć pracownika, co należy zrobić inaczej.

W wyznaczonych przez was terminach, czyli dajmy na to po 5 dniach po 2 tyg i po miesiącu. Sprawdź zadania, które miał wykonać pracownik i zrób mu ewaluacje wyników jego pracy w określonych przez was terminach. To pomoże zarówno pracownikowi iść w dobrym kierunku jak i tobie oceniać jego prace. I zdecydować czy chcecie iść w to dalej, czy raczej rozstać.

Podsumowanie

Tak wiem, że dałem tu rady, do których większość firm czy osób i tak się nie zastosuje, ponieważ będą one kosztować czas czy pieniądze. Ale pamiętaj, że jak zrobisz raz proces i będziesz stale go poprawiał i ulepszał, będzie to zdecydowanie tańsze, niż zatrudnienie nieodpowiedniego pracownika bądź też zniechęcenie pracownika dobrego.

Jest tu wiele rzeczy, które trzeba wcześniej przygotować, zanim jeszcze pracownik się u nas zjawi, ale też jest wiele rzeczy, których trzeba dopilnować od pierwszego dnia poprzez cały okres próbny. I tak, wiem, że nie jest to łatwe. Ale jak zrobisz sobie proces i wszelkie procedury, checklisty itd., przerobisz to raz, drugi, trzeci, to zacznie to być coraz łatwiejsze. A rozwijając ten proces, zminimalizujesz ryzyko odejścia dobrego pracownika oraz zatrudnienia nieodpowiedniego.

Mam nadzieję, że artykuł był pomocny, a Adamowi bardzo dziękuję za pomysł na jego napisanie 😉 Pamiętaj, że i Ty możesz zgłosić pomysł na to, co chciałbyś przeczytać. Bądź też możesz sam napisać artykuł na jakiś temat dookoła infosec, na którym dobrze się znasz, a ja go z miłą chęcią tutaj opublikuję ;).

Pozdrawiam – Pusz 🙂